Aarhus University Seal / Aarhus Universitets segl

God online mødeledelse

Kort beskrivelse

Det er mange af de samme greb, man kan gøre sig som mødeleder i online møder som fysiske møder. Dog vil der være nogle aspekter ved mødet der ændrer sig. Dette ser du konkrete råd til at håndtere nedenfor:

10 gode råd til online mødeledelse

1. Vælg en online mødeleder på forhånd

En mødeleder har ansvaret for, hvem der har ordet og sørger for at dagsordenen følges - dette er ekstra vigtigt, når det foregår online. Hvis der skal tages noter til mødet, bør dette være en anden person.

2. Del skriftlig dagsorden før tid.

Giv eventuelt mødedeltagerne mulighed for at bidrage til dagsordenen inden mødet. Hav dagsordenen åben under mødet.

3. Åbn linket til videokonferencen mindst 10 min. før mødet starter.

Det er en god idé at sikre på forhånd, at linket virker, lyden fungerer og der er en stabil internetforbindelse.

4. Sig velkommen, når deltagere tilgår møderummet.

Dette kan få deltagerne til at føle sig velkomne og ‘set’ - på trods af, at man sidder fysisk afkoblet og ikke kan etablere øjenkontakt eller give hånd. Det kan være en god idé at starte op med lidt smalltalk indtil alle deltagere er i møderummet. Det gør stemningen mere uformel. Få sat en naturlig

5. Sæt mødet officielt i gang.

Mødedeltagerne kommer ofte drypvis til møderummet og smalltalker, indtil alle er til stede. Derfor er det en god idé at starte mødet officielt op. Præsenter dagsordenen og bed alle kort introducere sig med lyd ved mødestart. På den måde er alle er klar over, at mødet nu går i gang, de ved hvad der skal ske og har overblik over, hvem der er til stede.

6. Tænd for kameraet.

Video bør være tændt, så man bedre kan fornemme hinanden, have øjenkontakt og bruge kropssprog og mimik - både som taler og som aktiv lytter. Tilskynd alle deltagere til at gøre det samme.

7. Tændt eller slukkede mikrofoner

Hvis der er mange deltagere til mødet, er det en god idé at indføre en regel om, at man slukker sin mikrofon medmindre man taler. Det kan være forstyrrende at høre på papir, der omarrangeres, kaffe der drikkes eller andre, der snakker i baggrunden.

Hvis der til gengæld kun er få deltagere, kan det være en god idé at alle unmuter deres mikrofon, så dialogen kan glide mere frit. Hvis alle muter undtagen mødelederen, kan mødet bære præg af monolog eller blot informering i stedet for drøftelser og diskussioner.

8. Benyt asynkront medie sideløbende.

Der kan løbende i mødet opstå behov for at dele links, stille et spørgsmål eller kommentere på noget, som ikke er vigtigt nok til, at man vil afbryde den person, der snakker. Det er derfor en god idé at have en chat-funktion kørende eller et dokument, man kan skrive kommentarer, spørgsmål og/eller noter ned i. Det er vigtigt, at alle har adgang til dette medie og kan følge med undervejs.

9. Hav en buffer.

Det er en god idé at have lidt ekstra snor ift. mødets længde, da der ved online møder er et stort behov for at få afsluttet ordentligt, uden at deltagerne blot løbende forsvinder, fordi de skal være klar til det næste møde. Sæt derfor gerne 15 minutter ekstra af og hav tid af til afsluttende kommentarer med i dagsordenen.

10. Afrund med en åben mikrofon og et klart tak for i dag.